Gestion Électronique des Documents
La gestion électronique des documents (GED) permet aux bailleurs sociaux de dématérialiser leurs processus administratifs, de centraliser les informations et d'améliorer l'accès aux documents.
Cela réduit les coûts et accroît l'efficacité opérationnelle.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents implique le stockage, la gestion et la distribution des documents sous forme numérique.
LES OBJECTIFS
Dématérialiser les processus administratifs
Centraliser les informations
Améliorer l'accès aux documents
Réduire les coûts administratifs
Avantages de la gestion électronique des documents
Réduction des Coûts
Moins de dépenses liées au papier et au stockage physique.
Accès Rapide aux Informations
Documents accessibles en quelques clics
Amélioration de l'Efficacité
Processus administratifs simplifiés et plus rapides
Sécurité des Données
Meilleure protection et sauvegarde des documents.
Outils et technologies pour la gestion électronique des documents
Ils vous aident à optimiser votre gestion documentaire
Présente chez de nombreux bailleurs sociaux dans les environnements IKOS, Ulis, PRH, PIH et Aravis, Altexence est un expert en gestion électronique des documents (GED). L'entreprise aide les bailleurs sociaux à numériser, stocker et gérer leurs documents en utilisant des outils sécurisés et performants.
Étapes pour Mettre en Place une Gestion Électronique des Documents
1
Évaluation des Besoins
Identifier les types de documents à numériser.
Évaluer les solutions disponibles.
2
Numérisation des Documents
Utiliser des scanners professionnels et des logiciels OCR.
Convertir les documents papier en format numérique.
3
Mise en Place du Système GED
Déployer un système de gestion documentaire (DMS).
Former les employés à l’utilisation du système.
4
Suivi et Maintenance
Assurer la mise à jour régulière des documents.
Protéger et sauvegarder les données numériques.
Un processus global traitant le courrier physique et numérique
Optimisez votre performance
Qualifiez et tracez rapidement vos courriers en réduisant vos coûts de structure
Gestion collaborative
Centralisez vos documents et automatisez la distribution selon les droits associés
Améliorez vos relations
Fluidifiez vos échanges en réduisant vos délais de réponses via des modèles
Acquisition et indexation
Numérisez, intégrez et indexez tout type de flux (papiers et numériques, demandes issus de portails, formulaires)
Routage interservices
Diffusez les documents aux bons interlocuteurs tout en attribuant une gestion de droits au travers de workflows spécifiques
Traitement des tâches
Traitez vos courriers (validations, approbations, complétudes de pièces…) et disposez de modèles de réponses adaptés
Signature et envoi
Disposez de différents niveaux de signatures certifiés avant envoi (parapheur ou opérateur de signature électronique)
Gestion du cycle de vie
Exploitez vos courriers grâce aux fonctionnalités collaboratives et pilotez votre activités via des reportings
Archivage
Lorsque le cycle de vie de vos documents arrive à échéance, retrouvez-les dans un coffre-fort électronique à valeur probante
Quelques chiffres clés
La gestion électronique des documents est essentielle pour les bailleurs sociaux.
En numérisant les processus administratifs et en centralisant les informations, vous pouvez réduire les coûts et améliorer l'efficacité opérationnelle.
